7 (nie) tradycyjnych wskazówek dotyczących poprawy efektywności w pracy
Prokrastynacja. Słowo, którego jeszcze 10 lat temu próżno by było szukać w słowniku obcych słów. Chodzi o lenistwo, roztargnienie, niechęć do pracy. Jeśli właśnie to zjawisko współczesności cię męczy, zawsze coś z tym idzie zrobić. Doradzamy parę trików, jak można usprawnić pracę.
Czas to pieniądze. Więc używaj go skutecznie.
Czy ciągle zmagasz się z terminami, czy przytłaczają Cię oczekujące wiadomości e-mail, na stole czeka stos papierów, a szef patrzyj jakby prawie się dowiedział, że jego żona bawi się z najlepszym przyjacielem? Najwyraźniej kolor na dostarczonym wykresie nie jest wystarczająco zielony, a czcionka jest odpowiednio sformatowana, prawda? Czy Twoim sekretnym marzeniem jest przemienienie się w ośmiornicę, aby w końcu opanować przeklętą wielozadaniowość?
Uspokój się, możesz to zrobić! Po prostu poprawnie ustal priorytety swoich zadań. Zacznij od podzielenia planowanej pracy, która czeka na ciebie w ciągu dnia, na mniejsze podetapy. Spróbuj oszacować, jak długo każdy z nich powinien cię zabrać. Lepiej będzie liczyć się z tym, że zajmie to więcej czasu niż mniej. Mieć wystarczającą rezerwę na wypadek sytuacji nagłej, to się przyda zawsze A jeśli, dzięki Bogu, nic nieoczekiwanego się wydarzy, możesz wykorzystać zaoszczędzony czas na dłuższą przekąskę, kawę, rauchpauzę lub plotkę z kolegą.
Twoja praca powinna mieć jasno określoną strukturę i hierarchię. Opłaca się zacząć od działań ważnych, wymagających lub tych, które bardzo się spieszą. Nie ważne szczegóły możesz wyłapać w spokoju później.
System pracy zależy także od twojego naturalnego biorytmu. Jeśli należysz do szczęściarzy, którzy sami decydują o swoim czasie pracy, wykorzystaj to w pełni. Ktoś urodził się jako skowronek, a bardziej wymagające zadania lepiej wykonuje rankiem, inny ma zupełnie inne ustawienia biologiczne i należy do kategorii sów, które są najwydajniejsze w godzinach między psem a wilkiem.
Czy możesz powiedzieć NIE? Naucz się tego!
„Możliwe, że mógłbym jeszcze załatwić to tłumaczenie, w tym krytyczne uwagi i infografikę, jeśli na zamówieniu będę makał do późnego wieczora,"- zastanawiasz się. Przekonujesz siebie: „Jeśli poświęcę weekend, to te statystyki dodam. Przecież nie zawiodę szefowej. Rodzina to zrozumie." Czy podobny scenariusz coś Ci przypomina? Nie jest to pierwszy raz?
Długotrwałe przeciążenie i funkcjonowanie więcej niż 100 %, prowadzi do trwałego stresu i na pewno nie przyczyni się do twojej wydajności.
Odpowiednio śpij, odpocznij i nie bój się od czasu do czasu odmawiać pracy bez wyrzutów sumienia, niezależnie od tego, czy jest to bezpośrednio związane z zamówieniem od klienta, czy wymaganiami przełożonego.
Rób też przerwy w pracy. Idź się przespacerować i przeciągnąć, nawet gdyby to miało być tylko kilka kroków do kopiarki. Pamiętaj o uzupełnianiu płynów i na pewno wykorzystaj przerwę na obiad. Nie jesteś maszyną i ciągłego naporu pracy nie wytrzymasz.
Nie pozwól, aby ktokolwiek lub coś cię rozpraszało. Z wyjątkiem rozproszonej łąki.
Zakaż sobie w czasie pilnych obowiązków przeglądania sieci społecznościowych np. Facebook.com, youtube.com. Ciągle coś się na nich dzieje, więc zupełnie niepotrzebnie odprowadzają twoją uwagę. Nie rozpraszaj się przez nikogo i niczym, czy to są koledzy czy członkowie rodziny, aktualne wieści polityczne czy plotki z kawiarni. Po prostu zamknij drzwi i poproś otoczenie o czas potrzebny na skoncentrowaną działalność.
Na e-maily z rozsądkiem
Nie musisz być zawsze dostępny i natychmiast odpowiadać na każdy e-mail. Poświęć regularny czas na przetwarzanie poczty, ciągłe przeglądanie skrzynki odbiorczej niepotrzebnie Cię rozproszy. Prawdopodobnie żadna wiadomość nie jest wystarczająco pilna, by nie można było go załatwić w ciągu 24 godzin. Nie czekasz przecież na ogłoszenie Totolotka, że wygrałeś pierwsze miejsce czy wiadomość od szefa, że postanowił ci podnieść pensję Więc co tam? Zwykle wystarczy czytać przychodzące wiadomości e-mail raz lub dwa razy dziennie. Rada starego harcownika, który w korporacyjnym open space spędził jakąś parę piątków, brzmi: Gdy coś jest naprawdę ważne, przychodzi ci mailem jeszcze raz.
Posprzątaj. W firmie nikt za ciebie tego nie zrobi.
Stara mądrość ludowa twierdzi, że porządek jest dla idiotów, ponieważ inteligentni zarządzają chaosem, ale nie zawsze jest to prawdą. Faktury rzucane chaotycznie na stół, ciągle zagubiony długopis i notatnik z notatkami, których nie znasz od dawna, oraz wiele kolorowych papierów na monitorze z nazwiskami współpracowników, którzy pracują dla zupełnie innej firmy od około dwóch lat. Tak wygląda stół wielu osób i gorzej. Jednak pod względem produktywności podobny system jest kompletną katastrofą. Czas posprzątać. Załóż dziennik, w którym będziesz zapisywać ważne daty, daty spotkań i notatki na temat tego, co wciąż potrzebujesz i chcesz robić. Miej pod ręką wszystko, czego potrzebujesz, bez względu na to, czy jest to zszywacz, pendrive, czy spinacze do papieru.
Nie bądź zbyt perfekcjonistą. Nikt tego nie doceni.
Nie zachęcamy Cię do niewłaściwego wykonywania swojej pracy. Jednak przesadny perfekcjonizm, skrupulatność i „wyczucie szczegółów” często powodują, że dostrajasz prezentację już od trzech godzin, przez co nie nadrabiasz kolejnego zadania. Dan Sullivan, kanadyjski wizjoner, mentor i trener, zaleca zasadę 80 %: wystarczy wykonać przypisaną pracę jakościowo na poziomie zaledwie 80 %. Reszta to prawdopodobnie tylko nieznaczne rzeczy, których i tak nikt nie zauważy. Inni uznają cię za irytującego detalistę, który tylko zwleka.
Nie staraj się zawdzięczyć wszystkim i bądź asertywny
Termin spotkania rozpaczliwie ci nie pasuje, klient o ósmej wieczorem dzwoni do ciebie już po raz piąty, a koleżanka z kolei poprosiła o „drobną ” przysługę, do której nawet trochę ci się nie chce. Swoim czasem rządzisz sam. Jeśli coś ci się nie podoba, masz prawo do odmowy. I nie masz obowiązku nikomu nic tłumaczyć. Dobrze jest umieć robić kompromisy i przystępować do nich, ale nigdy nie ustępować jednostronnie. Nie zabieraj się za zadania, które oznaczają konieczność przeorganizowania lub zniesienia pięciu dodatkowych obowiązków, które czekają na ciebie.
Jeśli pomimo wszystkich naszych (i innych) dobrych porad, nie ma poprawy wydajności pracy, a wręcz przeciwnie, zaczynasz czuć się gorzej zarówno po stronie medycznej, jak i psychicznej, my poważnie (teraz naprawdę bez żartów) mówimy ci: pozwól się zbadać. Syndrom wypalenia (w tym lepszym przypadku), czy nawet zawału serca (w najgorszym przypadku) za pochwały od szefa tak na prawdę nie stoją.
Rzuć wszystko za głowę i powiedz sobie 3 złote zasady:
- co możesz zrobić,
- czego nie zrobiłeś dziś, odłóż na następny dzień, a dostaniesz dwa dni wolnego,
- praca ci nie ucieknie, nie ma nóg,
- zdenerwuj się tylko do wysokości swojej pensji.
