Jaka drukarka będzie najlepsza do biura

Przed 580 laty Johannes Gutenberg stworzył pierwszą przemysłową metodę druku na świecie. Odkrycie bezprecedensowym sposobem zmieniło stosunek do świata oraz przyczyniło się do swobodnego szerzenia informacji i rozwoju edukacji. Obecnie jedną z pierwotnych funkcji drukarstwa pełnią drukarnie. Niezawodne drukarnie świadczą usługi dla firm, instytucji państwowych, marketów, dużych i mniejszych przedsiębiorstw, gdzie odgrywają niezastąpioną rolę. Drukowanie faktur, dokumentów, zamówień, list płac - wszystkie te czynności powinna ogarnąć drukarka w biurze. My doradzimy, jaka drukarka będzie najlepsza.

Jaka drukarka będzie najlepsza do biura, czyli czym się kierować przy zakupie

Istnieje przekonanie, iż istnieje różnica pomiędzy drukarkami przeznaczonymi dla użytku domowego i do biura. W biurze nie jest potrzebny druk zdjęć naszych pociech lub ciekawych ujęć z wakacji. Nikt nie będzie szczęśliwy, jeżeli druk będzie przebiegać w żółwim tempie, a w ogonku do drukarki będzie czekał tłum zniecierpliwionych nieszczęśników. Widać jasno, iż w biurze potrzebna jest drukarka, która będzie drukowała szybko i dla szerszego grona użytkowników. O ile będzie oszczędna i solidna, będzie to dodatkowym bonusem.

Z tego wynika podstawowy podział drukarek według użytej technologii, to znaczy:

• atramentowe,
• igłowe,
• laserowe.

Jak już wspomniano, pierwsza technologia, stosująca kolorowe atramentowe wkłady, tzw. kartridże, jest przeznaczona do użytku domowego. O ile druk nie jest wykonywany często, wymagana jest wyższa jakość wydruku (zwłaszcza w przypadku zdjęć) i nie zniechęcają wyższe koszty drukowania, taka drukarka może być dobrym rozwiązaniem. Jednak w środowisku biznesowym, gdzie zasadniczą rolę odgrywa szybkość drukowania i dostęp większej ilości użytkowników, drukarka atramentowa nie będzie miała zastosowania.

Czas świetności drugiej podanej technologii (igłowa drukarka) dobiegł końca. Kto miał swój biznes na początku lat 90., z sentymentem wspomina kilometry faktur, które jego niezniszczalny Epson za pomocą igiełek i taśmy nasączonej tuszem zdążył wydrukować, zanim odszedł do lamusa. Postępu nie sposób zatrzymać i na scenie pojawiły się drukarki laserowe. To one dzisiaj wiodą prym w biurach.

Rozdzielczość, czyli nie rzucaj pereł przed wieprze

O ile ktoś poczuł się obrażony po przeczytaniu tytułu niniejszego akapitu, bardzo przepraszamy, ale jest to powiedzenie pochodzące z Biblii (Mateusz 7:1-6 B21). Za jego pomocą staramy się czytelnikowi wytłumaczyć, iż odpowiedzialny i oszczędny właściciel firmy nie ma zamiaru wprawiać w zachwyt swych pracowników, audytorów, urzędników państwowych lub klientów świetnymi wykresami, kolorowymi tabelkami, regulaminami lub innymi dokumentami. Klienci, którzy otrzymają fakturę, nie są ciekawi, czy jest kolorowa, czy na papierze kredowym. Gdyby należność faktury została obniżona o, powiedzmy, 50%, to już zupełnie inna bajka.

Do czego zmierzamy? Do tego, iż niższa rozdzielczość drukarki w biurze, służącej do drukowania dokumentów nie powinna przeszkadzać. Wystarczająca jest rozdzielczość 600 DPI (rozdzielczość DPI oznacza ilość pikseli - czyli punktów - na 1 cal). Więcej nie trzeba.

W przypadku zakupu urządzenia wielofunkcyjnego z zabudowanym skanerem, który będzie używany do bieżących spraw biurowych, wystarczający będzie skaner o rozdzielczości do 1 200 dpi.

Szybkość, czyli wczoraj było już za późno

O ile na temat rozdzielczości (czyli jakości) zostało powiedziane, iż w ramach biurowych drukarek jest to cecha najmniej ważna, na temat kolejnej właściwości tego powiedzieć nie można. Chodzi o szybkość druku. W przypadku drukowania wielostronicowych dokumentów najbardziej odpowiednie będą drukarki z dokładną i szybką wiązką lasera. Ogólnie szybkość druku podawana jest w ilości drukowanych czarno-białych (lub kolorowych) stron A4 za minutę. Te najlepsze osiągają do 60 stron za minutę. Pod tym względem drukarki laserowe pozostawiają w tyle konkurencję atramentową, a w przypadku większej ilości wydruków są niezastąpione.

Koszty, czyli druk może być ekonomiczny

Właściwie dobrane urządzenie (a czym innym jest drukarka?) może okazać się ekonomicznym, o ile jego cena zakupu jest niska, o ile koszty konserwacji mieszczą się w granicach rozsądku i jego właściwości spełniają wymagania klienta. Tak samo, jak w przypadku innych urządzeń, wybór drukarki zależy od przeznaczenia i wykorzystania drukarki.

To właśnie drukarki laserowe idealnie nadają się do biura, ponieważ całkowite koszty druku w porównaniu z atramentowymi są dużo tańsze. Tonery są wprawdzie droższe, aniżeli wkłady atramentowe, mają jednak dużo większa wydajność. Ilość stron atramentowych drukarek to ok. 500 sztuk (w zależności od procentów drukowanej powierzchni), tymczasem z tonerami można wydrukować ponad 2 000 stron. Oprócz tego delikatny proszek w tonerze, w przeciwieństwie do tuszu, nie wysycha i nie dochodzi do zapchania dysz oraz ma dłuższą żywotność w porównaniu z drukarkami atramentowymi. Z innymi plusami i minusami drukarek atramentowych można zapoznać się w naszym starszym artykule.

Podłączenie, czyli drukuję, drukujesz, drukujemy

Dla właścicieli firm z większą ilością pracowników jest ważne, żeby upoważnione osoby miały dostęp do drukarki kiedykolwiek i z każdego stanowiska. Taka firma oczywiście nie rozwiąże problemu w ten sposób, iż zakupi osobną drukarkę dla każdego pracownika. Zakupi jedną lub więcej drukarek (w zależności, ile osób będzie drukowało), które następnie podłączy do sieci.

W ramach domowego użytkowania nie ma takiego problemu - domownicy mogą drukować na przemian.

W sprawie drukarki biurowej jest ważne, żeby miała do dyspozycji interfejs sieciowy, czyli tradycyjne podłączenie kablowe (LAN/ethernet), lub najbardziej rozpowszechniony system komunikacji bezprzewodowej (Wi-Fi). W idealnym przypadku oba podłączenia. Tylko w ten sposób jest możliwe podłączenie i niezależne drukowanie z większej ilości komputerów równocześnie. Bardziej wymagający użytkownicy na pewno docenią drukarki laserowe z komfortową możliwością drukowania i skanowania wprost z urządzeń mobilnych, czyli z tabletów i telefonów, które są wyposażone w system Android lub iOS.

Big Brother - jesteś paranoikiem, co nie znaczy, iż nie jesteś obserwowany

Udostępnianie drukarek w ramach jednej sieci ma dla właściciela firmy duże znaczenie: ma rozeznanie, który pracownik co drukuje (aspekt bezpieczeństwa) oraz jakie ilości i jak często drukuje (aspekt ekonomiczny). W przeciwieństwie do tego drukarka biurowa podłączona do komputera przez port USB umożliwia druk anonimowy. Z tym nie może się pogodzić szereg pracodawców, według powiedzonka: ufaj, ale sprawdzaj.

Nowoczesne aplikacje potrafią monitorować koszty druku i konserwacji, a niektóre nowoczesne drukarki współpracują z technologiami zdalnego podłączenia, np. HP ePrint, Canon PRINT, Google Cloud Print lub Apple AirPrint.

Wymiary drukarek

Z powyższym ustępem, dotyczącym szerokiego dostępu dla większej ilości użytkowników ma związek niekorzystna właściwość drukarki biurowej (urządzenia wielofunkcyjnego) używanej również do kopiowania i skanowania, mianowicie większa masa i gabaryty. Niemniej jednak oferta drukarek na rynku jest na tyle bogata, iż każdy znajdzie dokładnie taki model, jaki mu odpowiada.

Jakie są pozostałe ważne wskaźniki, które zainteresują przyszłego nabywcę?

• cena zakupu,
• czy jest wyposażona w automatyczny obustronny podajnik papieru w przypadku obustronnego skanowania i drukowania,
• czy jest możliwy druk dokumentów o formacie powyżej A4 - takie drukarki mają zastosowanie w przypadku kampanii reklamowych, grafiki wektorowej, wielkoformatowych rysunków technicznych itp.,
• hałas z drukarki,
• czas potrzebny do rozpoczęcia drukowania (czas nagrzewania drukarki),
• zużycie prądu.

Wielkość i rozmiar naprawdę ma znaczenie

W poprzednim punkcie - szeroka dostępność dla wielu użytkowników - ma jedną wadę, taka drukarka biurowa lub urządzenia wielofunkcyjne, które może być również używane jako skaner i kopiarka. To zdecydowanie większy rozmiar i waga urządzenia. Mimo to oferta aktualnych drukarek jest wystarczająco zróżnicowana, a kto cierpliwie szuka, znajdzie odpowiednie urządzenie, dopasowane do swoich potrzeb.