Wybór i druk kopert - instrukcje postępowania

W biurze nie możemy się obejść bez drukowania kopert. Przesyłamy ważne dokumenty do partnerów biznesowych, korespondencję do klientów i jesteśmy integralną częścią komunikacji z urzędami. Przyjrzyjmy się, jak prawidłowo wybierać i drukować koperty.

Koperty reprezentują Twoją firmę - często pierwszym kontaktem z przyszłymi klientami lub firmami partnerskimi. Aby zrobić dobre pierwsze wrażenie należy dobrać odpowiednie parametry kopert, a w szczególności:

  • rozmiar koperty,
  • materiał,
  • odpowiedni nadruk i branding.

Poszczególne parametry zostały omówione w kolejnych akapitach.

Rozmiar koperty

Rozmiar koperty zależy od rozmiaru i ilości wysyłanych arkuszy. Mówiąc najprościej - trzeba dobrać taką kopertę, aby wszystko do niej wmieścić i można było bez problemu nią manipulować. Formaty kopert znormalizowane przez ISO 269. Najczęściej spotykane koperty typu C, które przystosowane do przechowywania arkuszy formatu A.

Rozmiar koperty

Wymiary

Odpowiedni dla

C3

324 × 458 mm

A3
1× złożony A2
2× złożony A1

C4

229 × 324 mm

A4
1× złożony A3
2× złożony A2

C5

162 × 229 mm

A5
1× złożony A4
2× złożony A3

C6

114 × 162 mm

A6
1× złożony A5
2× złożony A4

C6/5

229 × 114 mm

A4 złożony dłuższy bok na trzy części

C7/6

162 × 81 mm

A5 złożony dłuższy bok na trzy części

DL

220 × 110 mm

A4 złożony dłuższy bok na trzy części (oklejanie maszynowe)

Obowiązuje prosta praktyczna zasada: w kopercie w rozmiarze C zmieści się bez zagięcia papier o rozmiarze A o numerze takim samym jaki ma koperta. Użyj kopert typu C, jeśli wysyłasz maksymalnie kilka dokumentów. Do korespondencji formalnej najczęściej stosuje się koperty C6/5, C7/6 i DL, które w prawym lub lewym dolnym rogu posiadają przezroczyste plastikowe okienko na adres odbiorcy.
Ale to oczywiście nie wszystko. Istnieją również koperty w formacie B, które nadają się do włożenia:

  • większa ilość arkuszy formatu A (większe pliki, ale także np. czasopisma, broszury),
  • kilka arkuszy formatu B,
  • kilka kopert w rozmiarze C.

Rozmiar koperty

Wymiary

Odpowiedni dla

B3

420 × 540 mm

B3
1× złożony B2
2× złożony B1
Więcej arkuszy A3
kilka kopert C3

B4

250 × 353 mm

B4
1× złożony B3
2× złożony B2
więcej arkuszy A4
kilka kopert C4

B5

176 × 250 mm

B5
1× złożony B4
2× złożony B3
więcej arkuszy A5
kilka kopert C5

B6

125 × 176 mm

B6
1× złożony B5
2× złożony B4
więcej arkuszy A6
kilka kopert C6

istock-1139328229.jpg

Materiał koperty

Wybierz materiał koperty zgodnie z charakterem wysyłanej zawartości. Najczęściej stosowane klasyczne koperty papierowe - mają zbliżoną gramaturę co zwykły papier biurowy, czyli około 100 g/m2. tanie i łatwe do druku. Ich wadą jest niska odporność na naprężenia mechaniczne i wodę. Nadaje się na zwykłe dokumenty, materiały reklamowe czy listy transakcyjne.

Nawet koperty tekturowe nie odporne na wilgoć i wodę, ale mają inne zalety. Zazwyczaj występują w dwóch wariantach:

  • Koperty wykonane z klasycznej tektury - ważą ok. 350 g/m2 i nadają się do przesyłania książek, czasopism i solidnych przedmiotów; ale nie tak mocne jak koperty z tektury falistej.
  • Koperty z tektury falistej - odpowiednie do wysyłania przedmiotów „miękkich”; tego typu koperta jest niezwykle wytrzymała, składa się z kilku warstw tzw. papieru kraft o gramaturze do 400 g/m2.

Koperty bezpieczeństwa nadają się do przechowywania ważnych dokumentów i pism urzędowych. Specjalna folia chroni je przed wilgocią, ciepłem i światłem.
Specjalnością koperty z wewnętrzną folią bąbelkową, przeznaczone nie tylko do transportu delikatnych przedmiotów. Nie tylko chronią je przed uszkodzeniami, ale także izolują ich zawartość przed wilgocią i uszkodzeniami termicznymi.

Tip: Jeśli regularnie wysyłasz większą ilość korespondencji, podniesiesz swój prestiż dzięki własnym firmowym kopertom z logo i kolorami Twojej firmy.

Rodzaj klejenia i wejścia

Wybierz rodzaj klejenia w zależności od tego, czy zamykasz koperty ręcznie, czy maszyna wykonuje pracę za Ciebie:

  • Taśma nawilżająca jest najczęściej używana do pakowania maszynowego; klej aktywowany jest przez zwilżenie, podobnie jak w przypadku znaczków pocztowych.
  • Taśma samoprzylepna służy do ręcznego zamykania kopert; powierzchnia klejąca jest pokryta papierem, który wystarczy zdjąć i zakleić kopertę. Alternatywą koperty z podwójnymi klapkami samoprzylepnymi, które stykają się ze sobą.

Wkładem jest otwór, przez który wkładamy zawartość poczty do koperty. Dłuższy bok służy do klasycznych kopert listowych i jest odpowiedni dla mniejszej liczby arkuszy. Krótsza strona wejściowa jest używana przy wysyłaniu czasopism, katalogów lub większej ilości papieru. Ten rodzaj koperty jest również określany jako „torba”.

Jak drukować koperty (MS Office 365)

Drukowanie adresów na kopertach nie jest trudne, ale zawsze najpierw upewnij się, że Twoja drukarka obsługuje funkcję.

W programie Word 365 koperty drukowane poprzez menu - poprzez zakładkę "korespondencja" i przycisk "koperty". W oknie, które otwiera się po kliknięciu, masz możliwość dodania adresu zwrotnego (czyli swojego) adresu. Jeśli go użyjesz, zostanie wydrukowany w lewym górnym rogu.

Tip: Wprowadzanie adresu zwrotnego można zautomatyzować. W menu kliknij przycisk „plik”, a następnie „opcje” i „zaawansowane”. Wpisz adres w polu „adres pocztowy”.

W polu „adres dostawy” wpisujesz adres odbiorcy na tej samej karcie. Pamiętaj, aby prawidłowo ustawić parametry koperty, na której drukujesz. Kliknij przycisk „opcje” i ustaw:

  • rozmiar koperty, na której zamierzasz drukować,
  • rozmiar i typ czcionki do drukowania adresów.

Następnie na karcie „Opcje drukowania” ustaw, do której tacy ładujesz kopertę i w jakim kierunku, aby uniknąć błędów w druku. Następnie wystarczy kliknąć przycisk „Drukuj”. Cały proces podsumowano w poniższym filmie:

Bądź jako pierwszy
Najnowsze informacje o nowościach i promocjach bezpośrednio na Twój e-mail.

Darmowy transport

dla zarejestrowanych klientów od 149zł

Dostawa w ciągu 48 godzin

Jesteśmy naprawdę szybcy

Masz z nami czas

Możesz zwrócić towar w ciągu 30 dni

Nagrodzimy Cię

Za każdy zakup otrzymasz punkty lojalnościowe