Wybór i druk kopert - instrukcje postępowania
W biurze nie możemy się obejść bez drukowania kopert. Przesyłamy ważne dokumenty do partnerów biznesowych, korespondencję do klientów i jesteśmy integralną częścią komunikacji z urzędami. Przyjrzyjmy się, jak prawidłowo wybierać i drukować koperty.
Wybór i druk kopert - jak to robić?
Koperty reprezentują Twoją firmę - często są pierwszym kontaktem z przyszłymi klientami lub firmami partnerskimi. Aby zrobić dobre pierwsze wrażenie należy dobrać odpowiednie parametry kopert, a w szczególności:
- rozmiar koperty,
- materiał,
- odpowiedni nadruk i branding.
Poszczególne parametry zostały omówione w kolejnych akapitach.
Rozmiar koperty
Rozmiar koperty zależy od rozmiaru i ilości wysyłanych arkuszy. Mówiąc najprościej - trzeba dobrać taką kopertę, aby wszystko do niej wmieścić i można było bez problemu nią manipulować. Formaty kopert są znormalizowane przez ISO 269. Najczęściej spotykane są koperty typu C, które są przystosowane do przechowywania arkuszy formatu A.
|
Rozmiar koperty |
Wymiary |
Odpowiedni dla |
|
C3 |
324 × 458 mm |
A3 |
|
C4 |
229 × 324 mm |
A4 |
|
C5 |
162 × 229 mm |
A5 |
|
C6 |
114 × 162 mm |
A6 |
|
C6/5 |
229 × 114 mm |
A4 złożony dłuższy bok na trzy części
|
|
C7/6 |
162 × 81 mm |
A5 złożony dłuższy bok na trzy części
|
|
DL |
220 × 110 mm |
A4 złożony dłuższy bok na trzy części (oklejanie maszynowe) |
Obowiązuje prosta praktyczna zasada: w kopercie w rozmiarze C zmieści się bez zagięcia papier o rozmiarze A o numerze takim samym jaki ma koperta. Użyj kopert typu C, jeśli wysyłasz maksymalnie kilka dokumentów. Do korespondencji formalnej najczęściej stosuje się koperty C6/5, C7/6 i DL, które w prawym lub lewym dolnym rogu posiadają przezroczyste plastikowe okienko na adres odbiorcy.
Ale to oczywiście nie wszystko. Istnieją również koperty w formacie B, które nadają się do włożenia:
- większa ilość arkuszy formatu A (większe pliki, ale także np. czasopisma, broszury),
- kilka arkuszy formatu B,
- kilka kopert w rozmiarze C.
|
Rozmiar koperty |
Wymiary |
Odpowiedni dla |
|
B3 |
420 × 540 mm |
B3 |
|
B4 |
250 × 353 mm |
B4 |
|
B5 |
176 × 250 mm |
B5 |
|
B6 |
125 × 176 mm |
B6 |
Materiał koperty
Wybierz materiał koperty zgodnie z charakterem wysyłanej zawartości. Najczęściej stosowane są klasyczne koperty papierowe - mają zbliżoną gramaturę co zwykły papier biurowy, czyli około 100 g/m2. Są tanie i łatwe do druku. Ich wadą jest niska odporność na naprężenia mechaniczne i wodę. Nadaje się na zwykłe dokumenty, materiały reklamowe czy listy transakcyjne.
Nawet koperty tekturowe nie są odporne na wilgoć i wodę, ale mają inne zalety. Zazwyczaj występują w dwóch wariantach:
- Koperty wykonane z klasycznej tektury - ważą ok. 350 g/m2 i nadają się do przesyłania książek, czasopism i solidnych przedmiotów; ale nie są tak mocne jak koperty z tektury falistej.
- Koperty z tektury falistej - odpowiednie do wysyłania przedmiotów „miękkich”; tego typu koperta jest niezwykle wytrzymała, składa się z kilku warstw tzw. papieru kraft o gramaturze do 400 g/m2.
Koperty bezpieczeństwa nadają się do przechowywania ważnych dokumentów i pism urzędowych. Specjalna folia chroni je przed wilgocią, ciepłem i światłem.
Specjalnością są koperty z wewnętrzną folią bąbelkową, przeznaczone nie tylko do transportu delikatnych przedmiotów. Nie tylko chronią je przed uszkodzeniami, ale także izolują ich zawartość przed wilgocią i uszkodzeniami termicznymi.
Tip: Jeśli regularnie wysyłasz większą ilość korespondencji, podniesiesz swój prestiż dzięki własnym firmowym kopertom z logo i kolorami Twojej firmy.
Rodzaj klejenia i wejścia
Wybierz rodzaj klejenia w zależności od tego, czy zamykasz koperty ręcznie, czy maszyna wykonuje tę pracę za Ciebie:
- Taśma nawilżająca jest najczęściej używana do pakowania maszynowego; klej aktywowany jest przez zwilżenie, podobnie jak w przypadku znaczków pocztowych.
- Taśma samoprzylepna służy do ręcznego zamykania kopert; powierzchnia klejąca jest pokryta papierem, który wystarczy zdjąć i zakleić kopertę. Alternatywą są koperty z podwójnymi klapkami samoprzylepnymi, które stykają się ze sobą.
Wkładem jest otwór, przez który wkładamy zawartość poczty do koperty. Dłuższy bok służy do klasycznych kopert listowych i jest odpowiedni dla mniejszej liczby arkuszy. Krótsza strona wejściowa jest używana przy wysyłaniu czasopism, katalogów lub większej ilości papieru. Ten rodzaj koperty jest również określany jako „torba”.
Jak drukować koperty
Drukowanie adresów na kopertach nie jest trudne, ale zawsze najpierw upewnij się, że Twoja drukarka obsługuje tę funkcję.
W programie Word 365 koperty drukowane są poprzez menu - poprzez zakładkę "korespondencja" i przycisk "koperty". W oknie, które otwiera się po kliknięciu, masz możliwość dodania adresu zwrotnego (czyli swojego) adresu. Jeśli go użyjesz, zostanie wydrukowany w lewym górnym rogu.
Tip: Wprowadzanie adresu zwrotnego można zautomatyzować. W menu kliknij przycisk „plik”, a następnie „opcje” i „zaawansowane”. Wpisz adres w polu „adres pocztowy”.
W polu „adres dostawy” wpisujesz adres odbiorcy na tej samej karcie. Pamiętaj, aby prawidłowo ustawić parametry koperty, na której drukujesz. Kliknij przycisk „opcje” i ustaw:
- rozmiar koperty, na której zamierzasz drukować,
- rozmiar i typ czcionki do drukowania adresów.
Następnie na karcie „Opcje drukowania” ustaw, do której tacy ładujesz kopertę i w jakim kierunku, aby uniknąć błędów w druku. Następnie wystarczy kliknąć przycisk „Drukuj”. Cały proces podsumowano w poniższym filmie:
