Narzędzia AI służące do oszczędzania na wydrukach i pracy z dokumentami: Jak mogą pomóc Ci technologie OCR i sztuczna inteligencja?

Sztuczna inteligencja potrafi dziś generować obrazy, pisać teksty czy analizować dane. Coraz częściej jednak zyskuje na znaczeniu również w znacznie mniej rzucającej się w oczy dziedzinie, jaką jest praca z dokumentami. Właśnie w tym obszarze może ona zaoszczędzić nie tylko czas, ale także papier i wkłady do drukarki. Dzięki połączeniu technologii OCR i nowoczesnych narzędzi opartych na sztucznej inteligencji nie musicie już automatycznie drukować w całości każdego dłuższego dokumentu, jak to było konieczne wcześniej. W dzisiejszych czasach można go bowiem łatwo przekształcić w formę cyfrową, a następnie za pomocą sztucznej inteligencji przeanalizować i podsumować, by dopiero potem zdecydować, które informacje naprawdę warto wydrukować. Nie wiecie, o czym mowa? W poniższym tekście wyjaśnimy to Państwu.

OCR to pierwszy krok w kierunku inteligentnego przetwarzania dokumentów

Podstawą pracy z dokumentami papierowymi jest technologia OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Technologia ta umożliwia rozpoznawanie tekstu na przykład w zeskanowanym dokumencie i przekształcanie go do postaci, która pozwala na dalsze przetwarzanie. Choć OCR samo w sobie nie jest generatywną sztuczną inteligencją, w połączeniu z nią oferuje znacznie szersze możliwości.

Nowoczesne przetwarzanie dokumentów zdecydowanie nie kończy się więc na ich skanowaniu. Przykładowo systemy określane jako IDP (Intelligent Document Processing, czyli inteligentne przetwarzanie dokumentów) potrafią rozpoznawać strukturę dokumentu, wyodrębniać z niego konkretne informacje, automatycznie go klasyfikować lub umożliwiać szybkie wyszukiwanie w jego treści. W praktyce pozwala to przetwarzać faktury, umowy, formularze, raporty, korespondencję i wiele innych dokumentów. 

Wskazówka: Współczesny świat koncentruje się nie tylko na sztucznej inteligencji, ale również na smartfonach, w których AI jest już głęboko zintegrowana. Czy wiedzieli Państwo jednak, że można również łatwo drukować bezpośrednio z telefonu? Jeśli nie, nasz poradnik wyjaśni, jak to zrobić. 

Przed wydrukowaniem dokumentu poproś o jego podsumowanie

Jeszcze ciekawsze możliwości oferuje generatywna sztuczna inteligencja, taka jak ChatGPT, Google Gemini i podobne narzędzia. Wyobraźmy sobie na przykład pięćdziesięciostronicowy raport, z którego interesuje nas tylko kilka konkretnych informacji. Zamiast automatycznie wysyłać cały plik do drukarki, można poprosić sztuczną inteligencję o przygotowanie jego podsumowania, wyszukanie ważnych fragmentów lub stworzenie listy najistotniejszych punktów.

Następnie można zdecydować, czy drukowanie dokumentu jest w ogóle konieczne. Jeśli tak, często wystarczy wydrukować tylko kilka istotnych stron lub przygotowane podsumowanie. Właśnie w tym przypadku sztuczna inteligencja może pomóc osiągnąć realne oszczędności podczas drukowania, ograniczając liczbę faktycznie drukowanych stron, a tym samym zużycie tuszów i tonerów do drukarek. Oczywiście należy zawsze dokładnie sprawdzić wynik wygenerowany przez AI, aby upewnić się, że w pełni odpowiada oczekiwaniom. Dużą zaletą jest również to, że zaawansowane systemy sztucznej inteligencji potrafią już automatycznie wyodrębniać konkretne dane lub klasyfikować dokumenty, dzięki czemu stają się jeszcze bardziej przydatnymi pomocnikami. 

Wskazówka: Koszty drukowania można oczywiście ograniczać również na inne sposoby, nie tylko dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji. Jeśli chcą Państwo dowiedzieć się, jak to zrobić, polecamy nasz artykuł 9 wskazówek, jak obniżyć koszty drukowania, w którym przedstawiamy różne możliwości oszczędzania. 

Sztuczna inteligencja może pomóc również w przygotowaniu do drukowania

Sztuczna inteligencja stopniowo staje się również bezpośrednim elementem procesów związanych z drukowaniem. W środowisku profesjonalnym istnieją już rozwiązania, które potrafią na przykład odczytać zlecenie druku przesłane pocztą elektroniczną, wyodrębnić z niego ważne parametry i automatycznie przygotować zadanie drukowania. Asystenci AI pojawiają się także w programach do przygotowania materiałów do druku, gdzie pomagają automatyzować rutynowe czynności. 

Dla przeciętnego użytkownika znacznie ważniejsze jest jednak podstawowe zastosowanie tych technologii, przede wszystkim wspomniane wcześniej tworzenie podsumowań, które pozwalają ograniczyć zużycie materiałów eksploatacyjnych. Dlatego przed wydrukowaniem długiego dokumentu warto poprosić o przygotowanie podsumowania i za pomocą sztucznej inteligencji ustalić, na których stronach znajdują się potrzebne informacje, a następnie wydrukować tylko to, co rzeczywiście zostanie wykorzystane. W firmach, szkołach i gospodarstwach domowych, w których drukuje się regularnie, nawet niewielkie oszczędności mogą z czasem przynieść znaczące korzyści.

Te drukarki doskonale sprawdzą się (nie tylko) do drukowania podsumowań tekstów przygotowanych przez AI

Warto jednak pamiętać o trzech kwestiach. Jak już wspomniano, wyniki działania OCR i sztucznej inteligencji nie zawsze są w stu procentach dokładne, dlatego przed dalszym wykorzystaniem należy zweryfikować wszystkie istotne informacje. Równie ważne jest, aby dokładnie przemyśleć, jakie dokumenty przesyłamy do usług AI działających w chmurze, szczególnie jeśli zawierają dane osobowe, informacje firmowe lub inne poufne dane. Trzecia kwestia, a właściwie kolejna wskazówka, dotyczy przygotowania naprawdę kompleksowego i precyzyjnego polecenia, czyli tak zwanego promptu dla sztucznej inteligencji. Aby AI mogła zapewnić naprawdę dobry rezultat, należy najpierw możliwie najdokładniej wyjaśnić jej, czego konkretnie od niej oczekujemy. Tylko w ten sposób będzie mogła wygenerować sensowną odpowiedź zgodną z naszymi potrzebami. 

Jak zatem widać, rozwój sztucznej inteligencji wcale nie oznacza końca tradycyjnego drukowania, lecz wręcz przeciwnie – jego ewolucję w kierunku nowocześniejszych rozwiązań. Sztuczna inteligencja może bowiem pomóc zdecydować, co rzeczywiście warto wydrukować, i ograniczyć liczbę zbędnych stron, zanim drukarka w ogóle rozpocznie pracę.

O autorze
Jiří Filip
Wieloletni redaktor naczelny magazynów Letem světem Applem i Jablíčkář.cz, redaktor techniczny serwisu Zboží.cz, redaktor bloga TonerPartner, pasjonat technologii, miłośnik nowoczesnych gadżetów i recenzent produktów w jednej osobie. Oprócz odkrywania najnowszych technologicznych innowacji uwielbia również gotowanie, wycieczki na łono natury, spędzanie czasu z rodziną oraz sport, zwłaszcza dyscypliny zespołowe. Więcej informacji na jego temat można znaleźć na jego profilu w serwisie LinkedIn. 

Podobne artykuły

6 minut czytania

9 wskazówek, jak oszczędzać na drukowaniu

Niezależnie od tego, czy drukujesz w biurze, czy w domu, w dużych czy małych ilościach — zawsze warto zastanowić się, jak można ograniczyć koszty drukowania. Przeprowadziliśmy burzę mózgów i przygotowaliśmy dziewięć praktycznych, ekonomicznych i ekologicznych wskazówek, które pomogą Ci zmniejszyć wydatki.

Przeczytaj cały artykuł »

4 minuty czytania

Jak drukować z telefonu: przewodnik dla początkujących

Wbudowane kamery w smartfonach prawie zastąpiły aparaty kompaktowe. Wraz ze wzrostem pamięci wewnętrznej i wydajnością operacyjną, smartfony stają się w pełni funkcjonalnymi narzędziami roboczymi, które często zastępują laptopy. Nic dziwnego, że zapotrzebowanie na drukowanie bezpośrednio z telefonów komórkowych i tabletów rośnie. Dowiedz się więcej na temat, jak wydrukować coś z telefonu.

Przeczytaj cały artykuł »