5 wskazówek, jak skutecznie pracować z domu podczas kwarantanny

24. marca 2020, 12:25 | Pandemia koronawirusa zmusiła część pracowników do pracy z domu. Dla niektórych osób home office jest (prawie) chlebem powszednim. Inni znaleźli się w sytuacji, którą znali tylko z korporacyjnych (i niewykorzystanych przez nich) korzyści. Artykuł stworzyliśmy dla pracowników, którzy mają możliwość pracy z domu, ale nie wiedzą, jak ją zorganizować, by nawet w pokoju lub sypialni wykonali taką samą pracę jak w swoim biurze.

1) Zadbaj o spokój na koncentrację

Do pracy z domu trzeba dostosować odpowiednie warunki. Podstawą jest miejsce pracy - idealnie osobny pokój z drzwiami - z którego będziesz organizować swój program pracy. W czasie kwarantanny nie można go wyposażyć w odpowiednie meble biurowe, ale to nie jest najważniejsze.

Najważniejsze to osiągnąć maksymalny możliwy spokój, by na swojej pracy móc się skupić. Jeśli w izolacji pozostałeś z rodziną, ustal czas, w którym nie będą Ci przeszkadzać. Jeśli tylko trochę się da, spróbuj umówić się z dziećmi (i partnerem), by w podanym czasie ograniczyli hałasujące zabawy.

Jeśli praca tego nie wymaga, odłącz się od sieci społecznościowych, wyłącz dzwonienie telefonu i zacznij pracować. Trwa to około 15 minut, zanim człowiek dotrze do tzw. flow, stanu, w którym jest w pełni zanurzony w pracy i nie dostrzega swojego otoczenia ani nie liczy czasu. Potem już praca idzie prawie sama.

Nasza sugestia: Zwiększ swoją uwagę odpowiednią muzyką
Wielu kreatywnym profesjonalistom pomaga w koncentracji muzyka z powtarzającym się rytmem i melodią, idealnie puszczana do słuchawek nausznych. Ktoś swoją koncentrację pogłębi słuchając techno czy dance; jeśli jesteś fanem muzyki poważnej, sięgnij choćby po minimalistyczne utwory Philipa Glassa.

2) Pracuj w czasie maksymalnej wydajności

Przymusowy Home office to doskonała okazja do zbadania własnych rytmów biologicznych. Nie musisz się kierować rozkładem pracy pracodawcy.

Oczywiście nie dotyczy to w stu procentach, do niektórych czynności (załatwiania rozmów z klientami, wideokonferencji z współpracownikami) być do dyspozycji w wyznaczonym czasie po prostu trzeba. Czas na kreatywną pracę można jednak dostosować do potrzeb organizmu.

Istnienie tzw. rytmów cyrkadiańskich potwierdzają liczne badania naukowe. Większość osób jest najbardziej produktywna między dziewiątą rano a południem. Drugi szczyt wydajności osiągają tuż po drugiej po południu.

Wiele osób ma jednak przesunięte rytmy biologiczne. Tzw. „skowronki ” pracują najlepiej we wczesnych godzinach porannych, a w momencie, gdy większość ludzi zmierza do pracy, większość zadań mają gotowe. „Sowy ” są z kolei najbardziej produktywni późną nocą, kiedy większość populacji śpi.

Jeśli pozwalają ci na to okoliczności, sprawdź, czy różny rytm nie pomnoży twojej wydajności. Słuchaj swojego ciała i wyczuj, kiedy idzie ci praca od ręki. Zrób to dokładnie: Zmierz, ile czasu zajęłoby ci przetwarzanie danego zadania w różnych częściach dnia.

Może dowiesz się, że najlepszą pracę wykonujesz około drugiej rano - a po powrocie do pracy umówisz się na pracę częściową z domu.

3) Zakręć z prokrastynacją

Wyeliminowałeś zewnętrzne przeszkadzające elementy i znasz swoją najbardziej produktywną porę dnia. Pozostaje tylko pozbyć się wewnętrznej potrzeby przeglądania sieci społecznościowych lub oglądania serialu. W porównaniu z biurem gospodarstwo domowe oferuje znacznie więcej rozrywki. Jednocześnie nikt nie stoi ci za plecami, więc swojej moralności zawodowej musisz pilnować sam.

Problem w tym, że wiele z nas prokrastynuje nawet podczas działań wchodzących w skład naszej pracy. Odpowiadanie na wiadomości e-mail i rozproszone przewijanie zadań ma równie szkodliwy wpływ na koncentrację pracy, jak bieganie do kuchenki lub mycie podłogi. Nie oznacza to, że nie powinieneś angażować się w te działania; po prostu unikaj ich w czasie poświęconym na głęboką, skoncentrowaną pracę.

Pomóc mogą ci aplikacje blokujące sieci społecznościowe, np. StayFocused czy Mindful Browsing (rozszerzenie przeglądarki Chrome).

Nasza sugestia: Zacznij od najtrudniejszego zadania dnia
Nie jest to nonsens - z listy zadań wykreślisz pozycję, która cię najbardziej przeraża, a jednocześnie zyskasz motywację do dalszej pracy. Szczegółowo ten sposób pracy omówiona jest książka "Zjedz tę żabę!” od amerykańskiego konsultanta Briana Tracy ’ ego.

 

Kolejne wskazówki na walkę z prokrastynacją znajdziesz w artykule 4 Rady, jak (wreszcie) skończyć z prokrastynacją.

4) Użyj odpowiednich aplikacji

Google Hangouts

Sprawdzone narzędzie do wideokonferencji Google Hangouts oferuje dobrą jakość połączeń (zarówno wideo, jak i audio) i nic nie kosztuje. Do stworzenia konferencji potrzebujesz konta w Google. Z podstawowym, niepłatnym profilem do rozmowy można zaprosić nawet 10 uczestników. Jeśli używasz zaawansowanej wersji G Suite, może ich być nawet 25.

W Hangouts można także udostępnić ekran, więc nie ma problemu z przygotowaniem potrzebnej prezentacji dla klientów. W skład narzędzia wchodzi także czat

Disk Google

Google obejmuje również aplikację Dysk. Nadaje się nie tylko do przechowywania różnych dokumentów, ale również jest wyposażona w pakiet programów biurowych zastępujących Microsoft Office. Zamiast Excelu możesz skorzystać z Tablicy Google, zamiast Wordu skorzystasz z Dokumentów Google.

Ponadto możesz udostępniać pliki dowolnej osobie. Zwykłe konto oferuje 15 GB bezpłatnej przestrzeni dyskowej dla każdego użytkownika, w wersji płatnej (G Suite) możesz zwiększyć pojemność do 30 TB.

Slack

Idealna platforma do komunikacji zespołowej w małych i dużych firmach. Oferuje prywatne i grupowe rozmowy z innymi pracownikami, udostępnianie plików, archiwizowanie wiadomości lub łączenie np. Z Dyskiem Google. Aplikacja jest darmowa w wersji podstawowej (możesz się zarejestrować tutaj).

Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących pracy z biurowymi narzędziami internetowymi, zobacz nasze artykuły:

• Wskazówki dotyczące kalendarza Google - planuj swoje życie skutecznie

5) Oddziel pracę i życie prywatne

Rozdzielenie życia zawodowego i osobistego jest ważne dla twojego samopoczucia psychicznego. Mieszanie pracy z rozrywką (czy obowiązkami domowymi) oznacza nieustanne przełączanie swojej uwagi. Podobny multitasking nie działa - docierasz tylko do całkowitego wyczerpania, nie przepracując w ciągu dnia np. więcej niż dwie godziny

Wyznacz sobie sztywny harmonogram, kiedy pracujesz, kiedy poświęcasz się domowi, a kiedy spędzasz czas z rodziną.