Praktyczny przewodnik po archiwizacji dokumentów księgowych i innych

Obowiązek archiwizacji różnego rodzaju dokumentów dotyczy wszystkich firm i organizacji non-profit. Ale jak długo trzeba przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów? A jak sobie z nimi poradzić po terminie? Poniższy artykuł odpowie na oba pytania.

Ale najpierw wyjaśnijmy kilka podstawowych pojęć związanych z archiwizacją. Samo określenie „archiwum” jest nietrafne w kontekście przechowywania dokumentów firmowych - służy temu tzw. rejestr. Do samego archiwum trafiają wyłącznie pisma o wyjątkowej wartości. A propos - jako spis rozumiemy zbiór powiązanych ze sobą dokumentów.

Termin skartacji dokumentów firmowych

Wszystkie firmy przedsiębiorcze powinny przechowawać dokumenty następująco:

Dokumenty podatkowe

• Wszystkieg faktury VAT - 5 lat,
• Księgi podatkowe - 5 lat,
• Wystawione rachunki - 5 lat

Dokumenty kadrowe

• Wszystkie dokumenty pracowników po rozwiązaniu z nimi umowy trzeba przechowywać przez okres 50 lat.

Dokumenty zgłoszeniowe

• ZUS ZFA, ZUS ZPA należy przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ ZUS może je skontrolować nawet po 50 latach od ich powstania.

Dokumenty rozliczeniowe

• są to dokumenty potwierdzające wysokość odprowadzonych składek - należy je przechowywać przez okres 5 lat od daty przekazania ich do ZUS (również te wysłane droga elektroniczną).

Dokumenty płatnicze

• czyli te, które uwierzytelniają wszystkie uiszczone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.

Jak archiwizować dokumenty

Możesz zapisać swoją dokumentację zarówno w formie fizycznej, jak i cyfrowej - zeskanowanej - formie. Pomimo trendu biur bez papieru (paperless), większość firm wybiera formę papierową. Przy odpowiedniej procedurze archiwizacji ryzyko uszkodzenia dokumentów jest mniejsze niż w przypadku przechowywania cyfrowego. Po pewnym czasie problemem może być również przestarzałość formatów, w których przechowywane są dokumenty.

W ustawie nie znajdują się żadne regulacje na temat sposobu przechowywania faktur i innych dokumentów. Ponadto podatnicy są zobowiązani do przechowywania oryginałów i kopii faktur w oryginalnej postaci. Oznacza to, że dokumenty muszą mieć czytelne i niezmienione dane. Podatnik ma możliwość przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej, ale jest zobowiązany do jej wydrukowania na każde żądanie urzędu skarbowego.

Utylizacja dokumentów po zakończeniu okresu archiwizacji

Po upływie czasu archiwizacji można zutylizować wszystkiego dokumenty księgowe, faktury itp. Dokementy są jednak rozdzielone do 5 grup bezpieczeństwa i według tych grup trzeba dokumenty zutylizować. Np. dokumenty z danymi osobowymi mieszczą się w klasie P-2 i należy je rozdrobnić na kawałki o maksymalnym rozmiarze 8 cm² (lub paski o szerokości 6 mm).

Dokumenty księgowe należą już do bardziej rygorystycznej klasy P-5 i muszą zostać rozdrobnione na kawałki papieru o powierzchni maks. 0,3 cm² (kwadrat o długości boku około pół centymetra); Więcej informacji znajdziesz w artykule dotyczącym jaką niszczarkę wybrać.

Przy utylizowaniu dokumentów firmy należy wziąć pod uwagę czy nie powstały okoliczności wydłużające okres, w którym upływa termin przechowywania dokumentów

Utylizowanie mniejszej ilości dokumentów w formie papierowej nie jest zbyt dużym problém. Jednak problém może wystąpić przy większej ilości dokumentów lub kiedy dokumenty są zapisane na nośnikach CD/DVD. Dużo firm przedsiębiorczych dlatego wybiera spelistyczne firma zajmujące się ulizycją wszystkich dokumentów.

Podobne artykuły

5 minut czytania

5 wskazówek, jak wybrać niszczarkę + obliczenie prędkości niszczenia

Niezależnie od tego, czy szukasz niszczarki do biura, czy do domu, podstawą sukcesu jest dobór według odpowiednich parametrów. W tym artykule podpowiemy, jaki jest tzw. stopień bezpieczeństwa, jakie inne materiały poza papierem można rozdrabniać, jak obliczyć prędkość niszczenia lub czy można poddać recyklingowi wyrzucony papier.

Przeczytaj cały artykuł »