Oswój Gmail: 8 + 1 praktyczna wskazówka, która ułatwi ci pracę z e-mailami

01. 2. 2021

1. lutego 2021, 10:00 | Setki nieprzeczytanych e-maili, czas zabity przez ciągłe odpowiadanie na te same zapytania klientów i więcej spamu, niż jest to dopuszczalne dla jednej skrzynki e-mail. Jeśli Twoja również cierpi na podobne dolegliwości, najwyższy czas zacząć efektywniej pracować z e-mailami. Oto kilka praktycznych wskazówek, które ułatwią życie wszystkim użytkownikom Gmaila.

Polecane produkty z naszej oferty

Gmail jest jednym z najpopularniejszych dostawców poczty e-mail - należe do niego 20% światowego rynku.

W poniższym artykule postanowiliśmy przyjrzeć się Gmailowi, nie tylko dlatego, że jest jednym z najpopularniejszych, ale także dlatego, że oferuje szeroką gamę funkcji i ustawień, z którymi często trudno jest konkurować w płatnych narzędziach e-maili.

Wskazówka 1: Zaznaczaj e-maile (nie tylko) gwiazdkami

Gmail oferuje kilka sposobów sortowania poczty. Masz klasyczne foldery i etykiety, możesz oznaczać wiadomości e-mail jako „ważne” lub gwiazdkami (które jednak mogą wcale nie być gwiazdkami).

 

 

preview-lightbox-gmail-hvezdicky1-nahled2.png

E-maile mogą być archiwizowane, oznaczane jako spam, filtrowane i oczywiście usuwane. Sprytnie wykorzystując te możliwości, możesz uczynić Gmaila potężnym narzędziem nie tylko do odbierania i wysyłania e-maili, ale może też być świetnym zamiennikiem aplikacji z listą zadań a to-do (takich jak Trello).

Wskazówka 2: Zrób z maila zadanie

A propo zadań, czy wiesz, że Gmail ma wbudowaną możliwość stworzenia listy zadań? Każdy e-mail można łatwo zamienić na pozycję swojego osobistego to-do-listu. Wystarczy w szczegółach maila z rozszerzonej oferty wybrać opcję „Dodaj do zadań ”.

Wskazówka 3: Pozwól Gmailowi ​​sortować pocztę za Ciebie

Do sortowania przychodzącej poczty świetnie posłużą też automatyczne zasady, które można stworzyć z dowolnego filtra. Wystarczy zacząć wyszukiwać w e-mailach, a po napisaniu wyszukanego fragmentu kliknąć na zagłówek z ofertą stworzenia filtra po prawej stronie okna wyszukiwarki.

Gmail bude třídit příchozí poštu za vás. Po ustawieniu reguł filtrowania wiadomości e-mail (na przykład adresu odbiorcy, rozmiaru wiadomości e-mail lub treści wiadomości lub tematu), wszystko, co musisz zrobić, to wybrać żądaną akcję (lub kilka akcji) i voila! Gmail będzie sortować pocztę przychodzącą za Ciebie.

Wskazówka 4: używaj różnych form adresów e-mail

Gmail, w przeciwieństwie do wielu innych dostawców skrzynek pocztowych, nie rozpoznaje formy adresu e-mail z kropką i bez kropki. Co to oznacza w praktyce? Że możesz umieścić dowolną liczbę kropek w istniejącym adresie e-mail i nadal będzie działał dokładnie tak samo.

mojeimie@gmail.com = moje.imie@gmail.com = mo.je.i.mie@gmail.com

Jeśli podzielenie adresu e-mail kropkami nie wystarczyłoby, istnieje również możliwość rozszerzenia adresu e-mail o cokolwiek przyjdzie Ci do głowy. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać „+” do aktualnego formularza e-mail przed małpą „@“ i wstawić dowolne słowo bez spacji.

mojeimie+cokolwiek@gmail.com = mojeimie@gmail.com

Nawet tak zmodyfikowany adres e-mail będzie działał dokładnie w ten sam sposób, chociaż technicznie to dwa różne adresy e-mail. Zaletą jest to, że alternatywne adresy e-mail mogą być filtrowane w poczcie przychodzącej i ustawiane dla nich automatyczne reguły. Jak w praktyce wykorzystać ten gadżet?

  • Odpowiedni, gdy musisz zarejestrować się w tej samej usłudze sieciowej więcej niż jeden raz pod jednym adresem e-mail (w takim przypadku lepiej użyć wariantu z kropkami, w niektórych usługach nie można używać wariantu ze znakiem „+”).
  • Odpowiedni dla usług internetowych, w których wpisanie adresu e-mail jest niezbędną częścią rejestracji i korzystania, ale chcesz kontrolować e-maile (alternatywne e-maile dla biuletynów i wiadomości reklamowych)
  • Jeśli rozszerzysz swoje portfolio e-maili (możesz mieć unikalny format e-maili dla każdej usługi), możesz łatwo śledzić, skąd adresy e-mail docierają w ręce spamerów.

Wskazówka 5: Korzystaj z przygotowanych odpowiedzi

Z pewnością zdarza ci się, że niektóre twoje odpowiedzi na maile do siebie podobne. Wiedzieliście, że na najczęstsze pytania można sobie bezpośrednio w Gmailu łatwo przygotować szablony e-mailowych odpowiedzi? Pisząc kolejny podobny e-mail z łatwością uzupełnisz wtedy treści z przechowywanego szablonu, w tym również załączniki i zdjęcia!

Jak przygotować odpowiedzi w Gmailu?

 

Najpierw musisz aktywować opcję gotowych odpowiedzi w Ustawieniach w sekcji Zaawansowane.

Czy masz to ustawione? Zacznij tworzyć nową wiadomość e-mail i wklej tekst, który chcesz zapisać jako szablon. Pomiń podpis z e-maila, jeśli masz go w e-mailu - zostałby niepotrzebnie zduplikowany po wgraniu szablonu. Kliknij menu zaawansowane (trzy pionowe kropki) w prawym dolnym rogu, wybierz opcję gotowej odpowiedzi i zapisz wersję roboczą wiadomości e-mail jako nowy szablon. Następnym razem, gdy będziesz chciał z niego skorzystać, znajdziesz go w tym samym menu na liście szablonów (Wstaw szablon - nazwa szablonu) podczas pisania nowej wiadomości e-mail.

Wskazówka 6: Cofnij czas - nie wysyłaj wiadomości e-mail z błędami

Może tobie też się to przydarza. Zwłaszcza w momentach, kiedy szczególnie interesuje Cię bezbłędna treść wiadomości e-mail, po sprawdzeniu wiadomości po raz piąty klikasz w przycisk „Wyślij”… iw tej sekundzie zorientujesz się, że gdzieś jest błąd. Ale e-mail już wędruje po kablu Ethernet w postaci zer i jedynek do odbiorcy. Nie ma powrotu. Albo…?

Z pewnością nie jesteś jedynym, który nie stroni od podobnych praw akceptacji. Nawet na całym świecie jest nas wystarczająco dużo, aby programiści Gmaila mogli zintegrować funkcję, która zwraca wysyłanie wiadomości e-mail. W rzeczywistości jest to raczej opóźniona wysyłka. W ustawieniach ogólnych możesz ustawić czas anulowania wysyłania do 30 sekund. Po kliknięciu wyślij, Gmail zaoferuje Ci opcję cofnięcia wysłania wiadomości e-mail.

Pamiętaj jednak, że wiadomość jest faktycznie wysyłana dopiero po upływie terminu wyznaczonego dla anulowania wysyłki, więc wszystkie e-maile będą od ciebie odchodzić z małym opóźnieniem.

Wskazówka 7: Wyślij wiadomości e-mail dokładnie wtedy, gdy ma zostać wysłana

Funkcji odroczonego wysłania Gmail długo nie wspierał. W kwietniu 2019 roku został on udostępniony wszystkim użytkownikom bez konieczności instalowania rozszerzeń.

 

 

 

Do wysłania e-maila w przyszłości wystarczy przy pisaniu nowego e-maila obok przycisku „wysłać ” kliknąć na strzałkę i wybrać opcję„ zaplanować wysłanie ”. Wyskoczy okno, w którym ustawisz dokładną datę i godzinę, kiedy mail ma być wysłany. Wtedy serwer wyśle e-mail, a ty nie musisz być nawet zgłoszony w Gmailu, nie ma nawet potrzeby mieć włączony komputer. Tak zaplanowane e-maile będą gromadzić się w Gmailu w nowej zakładce „zaplanowane ”.

Wskazówka 8: Efektywne wyszkiwanie w mailach

Skuteczne wyszukiwanie w e-mailach nie tylko ułatwi ci pracę, ale posłuży także za dobrą podstawę do tworzenia dokładnych i dobrej jakości filtrów. Do wyszukiwarki nie trzeba wpisywać tylko słowa kluczowego, można też korzystać z tzw. operatorów wyszukiwarki. Z pomocą tych operatorów można wtedy wyszukiwać daną frazę np. tylko w treści e-maila, w e-mailach od konkretnego nadawcy, czy w przedmiocie e-maila. Operatorzy pozwalają na wyszukiwanie np. tylko wiadomości oznaczonych konkretną etykietą, przesłanych lub wiadomości zbioczych.

Jeśli nauczysz się z nich korzystać, będzie dla ciebie łatwizna wyszukiwać konkretne aplikacje mailowe w zależności od formatu pliku lub wielkości załącznika

Pełną listę wszystkich operatorów wyszukiwania, których można używać w Gmailu, można znaleźć w Pomocy Google pod tym linkiem.

DODATKOWA WSKAZÓWKA: mierz i oceniaj aktywność w Gmailu

Jeśli korzystasz z Gmaila głównie do pracy, może przydałoby ci się oglądanie swoich statystyk e-mailowych. Jednym z narzędzi oferujących podstawowe statystyki z Gmaila za darmo jest Email Meter. Po prostu połącz go ze swoim kontem Google, a w krótkim czasie uzyskasz statystyki otrzymanych i wysłanych e-maili, średnią szybkość odpowiedzi na e-maile, przegląd dni i godzin, w których wysyłasz / odbierasz e-maile oraz wiele innych interesujących wskaźników.

Do czego będą Ci statystyki użyteczne?

  • Pomogą ustalić procedury pracy - dobrą praktyką osób pracujących jest to, że na odpowiedzi na maile mają zarezerwowane tylko pewną część dnia pracy. Statystyki pomogą Ci wykryć, kiedy warto byłoby odpowiedzieć na e-maile i je sprawdzać, jak Ci się udaje realizować wyznaczone cele.
  • Mogą służyć jako dobry argument dla klienta czy szefa. Jeśli jesteś zatłoczony e-mailami, ale masz problem z obroną przed innymi tego powodu twojego obciążenia pracą, pokaż im statystyki! Można je dobrze wykorzystać także jako podstawę do fakturowania dla klientów - jeśli rozliczasz konsultacje
Bądź jako pierwszy
Najnowsze informacje o nowościach i promocjach bezpośrednio na Twój e-mail.

Transport od 13.90 zł

do paczkomatu

Dostawa w ciągu 48 godzin

Jesteśmy naprawdę szybcy

Masz z nami czas

Możesz zwrócić towar w ciągu 30 dni

Nagrodzimy Cię

Za każdy zakup otrzymasz punkty lojalnościowe