5 zasad zarządzania czasem

Jeśli wiecznie czegoś nie nadążasz, powinieneś nauczyć się podstawowych zasad zarządzania czasem. Terminowość nadal może być tolerowana, jeśli chodzi o pracę, która dotyczy tylko Ciebie. Gorzej, gdy swojemu przełożonemu przekazujesz niedokończone zadanie za 5 dwunasta. Jakie zasady pomogą Ci dotrzymać terminów?

Planuj trzeźwo

Co nie znaczy, że nie możesz wypić kieliszek, ale z drugiej strony nic nie powinno być przesadzone. Ani praca, ani picie. Julian Tuwim ujął to w następujący sposób:

„Różnica między wielbłądem i człowiekiem: wielbłąd może pracować przez tydzień nie pijąc, człowiek może przez tydzień pić nie pracująć.“

Nie przeceniaj własnej siły: zaplanuj zadania, które czekają na Ciebie na następny dzień, tak aby można je było wykonać. Z pewnością dzięki swojemu doświadczeniu już wiesz, ile czasu zajmie Ci każda czynność i ile godzin naprawdę możesz pracować.

Lepiej zaplanuj mniej zadań i zachowaj pewną ilość czasu - na wypadek, gdyby sprawy nie potoczyły się zgodnie z planem. Aby zaplanować, użyj notatnika lub aplikacji, w której zapisujesz każde nadchodzące zadanie.

Wskazówki dotyczące aplikacji: Toggl

Toggl tzw. aplikacja śledząca - mierzy, ile czasu zajmuje Ci każda czynność. Podstawowa wersja jest darmowa i za kilka minut nauczysz się z niej korzystać. Podstawą są tzw projekty, które następnie mierzą czas trwania poszczególnych działań.

Projekty możesz odróżnić od siebie kolorami - na pierwszy rzut oka widać, ile czasu spędzasz w administracji a ile czasu tak naprawdę pracujesz. Możesz także grupować projekty dla różnych klientów (jest to przydatne, jeśli pracujesz dla wielu klientów). Możesz również łatwo wygenerować przegląd przepracowanych godzin w określonym czasie.

Ustaw swoje priorytety

Zdecyduj, co jest ważne. Unikaj próby zrobienia wszystkiego. Nie odniesiesz sukcesu; ponadto odczujesz presję i wiedząc, ile pracy czeka na ciebie, będziesz miał większą tendencję do zwlekania.

Nastąpić może również tzw. paraliż decyzyjny: po prostu spędzasz więcej czasu na myśleniu o tym, co robić, niż nad samą pracą. Jeśli termin zakończenia wyznaczonego zadania musi być gotowy, nie wolno dłużej go odkładać. Z kolei niektóre mniej istotne czynności można odłożyć dopiero na następny dzień. Oczywiście jest to idealne rozwiązanie, jeśli nie wykonasz zadań w dniu ich oddania.

Jeśli musisz wykonać trudne zadanie, możesz poprosić o pomoc, jeśli ktoś taki jest pod ręką. Naucz się odrzucać zamówienia i zadania, takie jak „Dostarcz A.S.A.P. albo było wczoraj późno.”

Wskazówka dotycząca aplikacji: Asana 

Asana to jedno z najlepszych narzędzi do organizowania zadań. Wersja podstawowa (bezpłatna) pozwala na uporządkowanie pracy w różne zadania i przypisanie im terminów, kiedy trzeba je zakończyć. Asana nadaje się również dla managerów projektów - w aplikacji można m.in. wyświetlić Progres projektu.

Jak zwykle w aplikacjach do zarządzania czasem, w Asanie możesz filtrować poszczególne zadania lub wyświetlać je w różnych trybach. Aplikacja wyśle ​​Ci również każdego ranka podsumowanie zadań na dany dzień.

Naucz się dotrzymywać kroku

Program pracy trzeba odpowiednio wypełnić, musi ci też zostać czas na odpoczynek. Nie jest dobrze mieć pracy w danym momencie aż nad głową, ale równie źle jest nie mieć żadnych zadań. Nicnierobienie zabija kreatywność.

Spróbuj wyeliminować wszelkie drobne zakłócenia. Zapomnij o przeglądaniu sieci społecznościowych lub rozmowach ze współpracownikami. Wyrywają cię z koncentracji. Pamiętaj jednak aby od czasu do czasu robić przerwy, aby coś zjeść, napić się lub przeciągnąć.

Mała sugestia:

Nie możesz zignorować migającego ekranu smartfona? Spróbuj przeczytać Puls od króla horrorów Stephena Kinga. Może wyleczy cię raz na zawsze z uzależnienia od „magicznego” pudełka. Lub zainstaluj aplikację Forest. Przekonasz się, że rehabilitacja może również odbywać się w zabawny sposób.

Wskazówka dotycząca aplikacji: Freedom 

Freedom umożliwia blokowanie na określony czas wszelkich zakłócających elementów elektronicznych: portali społecznościowych, stron internetowych niezwiązanych z Twoją pracą, aplikacji - lub czasowe blokowanie dostępu do Internetu. Zarówno na komputerze, jak i na smartfonie.

Freedom oferuje precyzyjne ustawienia czasu blokowania, pozwala mierzyć czas spędzany na urządzeniach, a nawet odtwarza muzykę dla lepszej koncentracji.

Jedynym minusem jest to, że aplikacja nie jest darmowa: po 7-dniowym okresie próbnym musisz się zalogować i opłacić. Twoja miesięczna subskrypcja kosztuje 6,99 USD, roczna subskrypcja kosztuje 29 USD.

Zastosuj w praktyce zasadę Pareta

Zasada Pareta mówi generalnie, że 80 % wyników to wynik 20 % wejść. Dotyczy to również zarządzania czasem. W praktyce oznacza to wtedy, że ma sens szukać tych 20 % pracy, która generuje 80 % twoich dochodów. Ewentualnie konieczne jest znalezienie przyczyn niepowodzeń, po których zniknie 80 % problemów.

Jeśli zauważysz w swojej działalności znaczącą zmianę, będzie ci się lepiej pracować. Dzięki temu zwiększysz swoją wydajność, a pracy będziesz poświęcać znacznie mniej czasu. Albo tak samo, ale będziesz zarabiał więcej. A o pieniądze chodzi dopiero w pierwszej kolejności, nie?!

Zaprzyjaźnij się z budzikiem

Sprawdź, czy jesteś skowronkiem lub sową i odpowiednio ustaw odpowiedni rytm dnia. Opóźnione wstawanie zawsze prowadzi do kryzysu. Naucz się więc prostej zasady - gdy tylko zadzwoni budzik, wstawaj automatycznie.